Le contrat de location
Il est établi entre l’agence et vous-même. L’agence n’est pas propriétaire du logement que vous louez, mais en assure la gestion. A ce titre, nous apparaissons en tant que « bailleur ». De votre côté, vous serez repris en tant que « le locataire » ou « l’étudiant ».
Vos coordonnées sont reprises sur le bail. Il est important que celles-ci soient complètes (domicile, Gsm, téléphone fixe et adresse e-mail) et à jour. Comme nous communiquons beaucoup par mail, il est souhaitable de nous donner 2 adresses au moins. Les adresses « @student.uclouvain.be » sont déconseillées, celles-ci étant supprimées lorsque vous arrêter/terminer vos études.
L’adresse des logements apparaît comme ceci « Rue, n°/boîte ». Ainsi, « Rue des Blancs Chevaux, 15/316 », le numéro de maison est le 15, la chambre est située au 3ème étage et c’est la n°16.
Le bail débute au 15 septembre pour se terminer au 14 septembre de l’année qui suit. Il a une durée fixe de 12 mois. Sur Louvain-La-Neuve, la période de relocation est très particulière. Nous vous adresserons un mail dans le courant du mois de mars afin de vous proposer de relouer votre logement. Vous devrez nous communiquer votre réponse avant l’expiration du délai fixé, faute de quoi le logement sera remis en location et vous perdrez votre priorité. Si vous ne souhaitez pas renouveler votre bail, il vous sera également possible de parrainer un/une ami (e) (toujours avant l’expiration du délai fixé).
Si le contrat débute le 15 septembre, il est possible de venir retirer les clés à l’agence, sur rendez-vous, à partir du 13 septembre. En effet, tous les ans, l’ensemble des états des lieux de sortie sont effectués par les experts le 10 septembre. Le 11 et le 12 septembre, sur base des renseignements qui nous sont transmis par les experts, nous faisons procéder aux nettoyages nécessaires, et aux réparations urgentes. Ainsi, lorsque vous venez retirer vos clés, vous ne devriez plus qu’à installer vos effets personnels. A la fin de votre contrat, vous sortirez le 10 septembre, ce qui permettra au locataire suivant de bénéficier des mêmes possibilités qui vous ont été offertes.
La réception des clefs
Courant du mois d’août, nous vous adresserons un mail récapitulatif vous réexpliquant le déroulement de la rentrée académique. Nous vous donnerons également accès à un calendrier en ligne afin de prendre rendez-vous pour venir retirer vos clés. Celles-ci ne pourront vous être remises qu’à la condition que l’ensemble des paiements prévus nous soient bien parvenus (à savoir la garantie locative, le 1er loyer, la taxe de séjour, le loyer annuel du mobilier (si meublé) et les frais d’état des lieux d’entrée).
Pour les kots, le loyer mensuel comprend un montant forfaitaire afin de couvrir les charges communes et les charges privatives. Sont donc inclus les consommations d’eau, de gaz et d’électricité, le nettoyage du communautaire 1X semaine (peut être exclus dans certains immeubles), les frais d’enlèvement des immondices, ainsi que la prime d’assurance couvrant les dégâts des eaux, du feu, ainsi que l’abandon de recours vis-à-vis du locataire (sont exclus, et donc à couvrir par vos soins, le bris de vitre et vos effets personnels). Pour les studios et appartements, les abonnements privatifs (eau, chauffage, électricité) peuvent être à votre charge (voir ce qui est spécifié dans votre bail). Dans ce cas, lors de votre emménagement, vous devrez souscrire un contrat auprès du fournisseur de votre choix.
Les charges forfaitaires sont fixes, et il n’y a dès lors pas d’ajustement en fin de bail. Forfaitaire ne veut cependant pas dire illimité. En cas d’abus manifeste, une pénalité peut vous être portée en compte lors du décompte annuel.
L’ensemble des versements s’effectuent sur notre compte tiers, le compte BNP-PARIBAS BE94 0018 3310 7414 (code BIC : GEBABEBB). En communication de vos versements, vous devez toujours reprendre la communication structurée indiquée sur votre bail. Si vous utilisez une communication incorrecte, vous risquez de recevoir un rappel de paiement, et d’avoir des frais à payer.
Le bail débutant le 15 septembre, les mois sont décalés. Le loyer de septembre va donc du 15/09 au 14/10. Vous ne commencez donc pas votre bail en payant ½ mois de loyer ! Le loyer doit être sur le compte de l’agence 5 jours avant le début du mois auquel il se rapporte, soit le 10. Nous vous conseillons donc d’établir un ordre permanent vers le 6-7 du mois.
En cas de retard de paiement, des frais de rappel et/ou des intérêts de retard peuvent vous être appliqués. Le rappel simple vous en coutera 7,50 EUR et le courrier recommandé de mise en demeure 15 EUR. Si la situation ne s’améliore pas, d’autres mesures sont prises (huissier, procédure en justice). Celles-ci entraînent des frais bien plus importants.
En même temps que le 1er loyer, une taxe communale de séjour de 200 EUR doit être payée. Celle-ci est perçue par l’agence et reversée à l’administration communale. Si vous louez un studio ou un appartement, et que vous vous y domiciliez, n’oubliez pas de nous transmettre copie des documents de la commune afin d’être exonérés du paiement de la taxe. Les kots, de par leur taille et leur destination, ne peuvent quant à eux servir de résidence principale et il vous est donc interdit de vous y domicilier.
La garantie locative doit être versée sur le compte tiers de l’agence avant la signature du bail afin de confirmer la réservation du logement. La garantie est de 600 EUR pour un kot, et de 2 mois de loyer pour les studios/appartements. La garantie sert à couvrir les dégâts locatifs dans le logement, et dans les parties communautaires dans le cas des kots. Le syndic de l’immeuble au sein duquel se trouve votre kot organise les états des lieux d’entrée et de sortie en début et en fin d’année. Un décompte nous est transmis, reprenant les dégâts locatifs et les frais d’entretien de l’année, et ceux-ci sont répartis à parts égales entre les occupants (ainsi dans un communautaire de 8 personnes, ces frais sont divisés en 8). En cas de relocation, votre garantie est reconduite sur le contrat suivant. Vous ne devez donc pas en verser de nouvelle. Par contre, dans le cas où le syndic nous communiquerait un décompte annuel de frais, il vous sera demandé de reconstituer votre garantie locative.
En fin de location, un décompte final vous sera transmis par mail endéans les 3 mois suivant la fin de votre bail (pour autant que le syndic nous ait transmis le décompte relatif à votre communautaire). Le solde de la garantie vous est reversé après réception de votre accord écrit et la confirmation du numéro de compte sur lequel le reverser.
Les états des lieux sont réalisés par un bureau de géomètres-experts indépendant de l’agence. Courant du mois d’août, ils établissent un planning des états des lieux d’entrée, que nous vous communiquons en même temps que le mail récapitulatif. Les rendez-vous ont lieux entre le 15 septembre et le 1er octobre, soit après que vous ayez reçu les clés de votre logement et pris possession des lieux. De cette manière, vous aurez pu relever les éventuels problèmes présents dans votre logement et pourrez les signaler à l’expert lors de son passage. Le rendez-vous fixé ne peut être modifié. Si vous êtes dans l’incapacité d’être présent, vous pouvez donner procuration à un ami ou à un membre de votre famille. Si vous ne trouvez personne, vous pouvez éventuellement signer un ordre de mission au nom du bureau d’expertise afin que ceux-ci réalisent votre état des lieux en votre absence. Quant à la sortie, celle-ci aura lieu de manière obligatoire le 10 septembre (voir début de page). Tant que vous relouez le même logement, nous n’organisons pas d’état des lieux de sortie. Les frais que vous voyez apparaître sur votre contrat seront donc reportés de bail en bail.
Le contrat de location de mobilier
Dans le cas où une location de mobilier est prévue, un contrat est établi en même temps que le bail. Vous n’avez cependant pas le choix de prendre ou ne pas prendre le mobilier. Si vous venez avec une partie de votre propre mobilier, il vous est vivement recommandé d’entreposer chez vous celui dont vous n’auriez pas besoin. En effet, vous êtes responsable des dégâts qui y seraient occasionnés.
Le mobilier présent peut varier d’un logement à l’autre. De base, dans un kot, vous aurez un lit (sommier + matelas), un bureau et une chaise, et une garde-robe. Les kots disposent également d’un évier et d’une fenêtre. Certaines chambres peuvent être équipées d’une étagère, d’un frigo de table, ou de tout mobilier qui pourrait avoir été laissé par un précédent locataire.
Des exemples de contrat de location de kot et de contrat de location de mobilier sont disponibles au téléchargement en cliquant sur le lien suivant : https://bit.ly/3xpRKON
